Wiki para la edición del plan de negocios

En la realización de este plan de negocios se está utilizando esta bitácora para expresar opiniones y si es posible recibir retroalimentación de las personas involucradas e interesadas en este proceso tal como se han ido escribiendo algunos libros de negocios recientes como The Search y The Long Tail.

Sin embargo la edición final de esos libros se la realiza internamente, es decir sigue siendo de responsabilidad única de los autores y editores; el recurso más visitado en Internet para la referencia y definiciones es Wikipedia y su valor añadido para contar con la información actualizada es que utiliza una herramienta conocida como wiki, que permite la edición de textos colaborativa de forma sencilla, solo se necesita escribir y conocer un pequeño formato sencillo para dar estructuras a los textos y ya se está escribiendo para que todo el mundo lo pueda consultar.

Siguiendo esa filosofía es que se decide emplear un wiki para la edición colaborativa del plan de negocios de Repostería Fina myvida. De esta forma no solamente se brinda la posibilidad de que otras personas interesadas realicen aportes al plan de negocios sino que también se tiene un histórico de todas las modificaciones realizadas lo que permite consultar y recuperar ideas anteriores que se quieran reactivar o volver a citar.

Este experimento intenta brindar vida propia y persistencia al documento de plan de negocios de la repostería, esperando que esta forma de trabajo sea útil, se proporciona la dirección de acceso a la primera versión del plan de negocios http://mask.wikidot.com, es muy probable que el mismo sea movido a una versión en otra propiedad Google: JotSpot cuando se tenga la integración entre Blogger y esa nueva adquisición de Google.

Plan de Operaciones: Gestión del inventario

Para la definición del Plan de Operaciones también es necesario ponernos de acuerdo con la terminología, para efectos del desarrollo de este plan de negocios el Plan de Operaciones es una herramienta para la Gestión de las Operaciones de una empresa.

En administración de operaciones, los principales aspectos a tomar en cuenta son:

• Estrategias para el diseño del producto o servicio.
• Definición de la calidad con la que debe contar el producto.
• Estrategias para la planificación de los procesos necesarios para la producción y los equipos y tecnologías necesarias.
• Criterios para elegir la localización de las instalaciones.
• Estrategias de la organización de la instalación
• Gestión de Recursos Humanos y expectativas de producción
• Gestión del aprovisionamiento y de la relación con los proveedores
• Gestión del inventario y la planificación de las necesidades de materia prima
• Determinar los procesos y prácticas necesarias para el mantenimiento.

Luego del análisis inicial en esta área se identifica que se debe arrancar la planificación con la determinación de las necesidades de inventario, para tal efecto se generan tres herramientas para llevar ese control:

Lista de Inventario

Se debe contar con un lugar donde se tengan registrados los insumos y materiales para conocer cuanto se tiene disponible y se puedan determinar los niveles mínimos de existencia de los insumos para una mejor planeación de la producción, para tal efecto los datos a capturar son:

• La unidad de medida del insumo y la cantidad existente
• El límite de aprovisionamiento donde se debe comenzar a comprar el insumo
• El tiempo en promedio que se tarda en abastecer el insumo para evitar tener problemas de existencias.

Libro de Compras

El anterior inventario debe ser alimentado por otras herramientas como un libro de compras donde se registran las compras de insumos realizadas, los datos que se capturan son:

• La fecha de realización de la compra
• La cantidad y la unidad en la que se realiza la compra
• Los datos del proveedor donde se realiza la compra
• El costo total de la compra

Libro de Operaciones de Producción

Es necesario contar con herramientas para medir cuanto se utiliza de cada insumo para la producción de los productos, mediante este libro se tiene un registro histórico de las cantidades consumidas/producidas para ajustar los valores en el inventario, entre los datos que se capturan están:

• La fecha de la operación
  
• La cantidad y unidad del insumo producido o consumido
• La cantidad resultante en la que queda el inventario del insumo o producto.
  

Con estas herramientas se espera obtener la información que permita para iniciar las tareas de gestión de inventarios.

La segunda sesión de asesoría

Con la información recabada para identificar las áreas que necesitan atención inicialmente y el contagiante entusiasmo de Minerva y sus ideas, solo es cuestión de comenzar a organizarlas y colocarlas en un plan de acción con las herramientas adecuadas para el desarrollo del plan de negocios.

Las primeras herramientas que se generan son dos hojas Excel, la primera orientada al plan comercial y la gestión de clientes, y la segunda para obtener información del inventario para el plan de producción.

Durante la sesión se confirma la necesidad de asesoría para el proyecto así como se comenta el empleo de un wiki para la elaboración del plan de negocio debido a sus características de edición colaborativa.

Se reciben los comentarios correspondientes a las áreas en las que se debe enfocar el desarrollo del plan de negocios y debido a las necesidades identificadas a partir del análisis inicial se confirma que son las adecuadas para seguir en el desarrollo de este proyecto, una empresa en la incubadora social del Tec debe al menos contar con un mercado comprobado para tener éxito y los productos de Repostería myvida tienen aceptación por lo que ahora se necesita guía en la planeación de operaciones y ventas.

Plan comercial: Gestión de Clientes

El primer aspecto a tomar en cuenta para la definición del plan comercial es ponernos de acuerdo en la terminología, cuando se menciona el término "plan comercial" depende de la formación y experiencia de la persona que lo escucha/lee para asociar una idea a lo que se refiere. Generalmente está asociado a planes de marketing como en esta guía para el diseño de un plan comercial, sin embargo para efectos del desarrollo de este plan de negocios se refiere a la planificación de la gestión o administración comercial como la define este libro de Gestión Comercial de PyMEs.

En gestión comercial, los principales aspectos a tomar en cuenta son:

• Gestión de Ventas. Define la función de ventas dentro de la empresa, las características de la fuerza de ventas, las estrategias de atención al cliente y el presupuesto de ventas.
  
• Promoción de Ventas. Se refiere a la integración de las fuerzas de ventas con el marketing; incluye la publicidad, las técnicas de promoción relacionadas al cliente final o distribuidores, el merchandising, la investigación de mercados y el manejo de las relaciones públicas.
• Fidelización de Clientes. Se refiere a conocer que es lo que buscan los clientes, identificar su nivel de satisfacción con respecto a los productos y determinar los programas de fidelización para mantener y aumentar la cartera de clientes.
  
• Técnicas de Negociación. Incluye conocer los elementos, fases y el ciclo de negociaciones que se pueden llevar a cabo en las distintas interacciones con los componentes externos de la cadena de valor de la empresa.

Luego del análisis preliminar de la situación de la repostería se identifica que el factor de arranque para iniciar el plan comercial es obtener la mayor información posible de los clientes para determinar los pasos a seguir por lo que el objetivo es generar un plan estratégico de gestión de clientes.

Inicialmente se definen tres herramientas para obtener la información de los clientes:

Catálogo de Clientes

Se debe contar con un lugar donde se consolide la información de interés de los clientes, para que se tenga a disposición de las demás personas involucradas en la repostería esta información, entre los datos que se deben capturar están:

• El RFC del cliente o algún identificador que se pueda obtener como su credencial de elector.
• El nombre del contacto en el caso de ser un negocio distribuidor.
• La dirección de entrega de los pedidos.
• Información adicional del contacto como números telefónicos, correo electrónico y otros.

Libro de Pedidos

Se debe contar con la información de lo que está solicitando cada cliente por lo que se recomienda un libro de pedidos que contiene la siguiente información:

• La fecha en la que se debe entregar el pedido
• La cantidad del pedido por producto así como la posibilidad de registrar cambios en la negociación de los productos pedidos.
• La fecha efectiva cuando se concluye la producción del pedido.
• La fecha efectiva de entrega del pedido así como las formas de pago empleadas

Planificación de presencia en eventos

Las características de los productos de repostería permiten aprovechar los distintos eventos que se realizan, planificando la producción y evaluando la participación al obtener los números de lo que se vendió, este libro captura la siguiente información:

• La fecha, duración y ubicación del evento.
• La cantidad que se produjo y se espera vender durante el evento por producto
  
• La cantidad efectiva que se vendió durante las horas de participación en el evento por día
• La comparación de los totales de venta estimada y efectiva.

Con la información que se obtendrá se espera poder realizar las siguientes tareas de gestión de clientes:

• Segmentación de clientes. Identificar los distintos perfiles de clientes.
  
• Valor potencial del cliente. Conocer el valor de cada cliente y su potencial analizando su comportamiento de pedidos
• Plan estratégico de clientes. Por cada segmento identificado se determinan los objetivos económicos, de penetración, inversión y retorno de la misma.
• Captación selectiva. Analizando la información de los clientes se puede determinar patrones similares para obtener clientes potenciales.
  
• Venta cruzada. Consiste en definir estrategias para incrementar los ingresos por cliente, identificando productos o servicios adicionales o complementarios a los que ya se consumen.
  
• Fidelización de clientes. Identificar estrategias de fidelización de clientes como agradecimientos, descuentos, privilegios por segmento y determinar los canales de comunicación preferidos para cada segmento.
  
• Retención de clientes. Determinar los niveles de vinculación, fidelidad, riesgo de abandono y el valor de los clientes para priorizar las tareas de retención a realizar decidiendo los canales y esfuerzos comerciales por segmento.
  

La selección de las áreas de enfoque

Participar en la elaboración del plan de negocios de una empresa en una incubadora tradicional es una experiencia nueva e interesante, mis intereses por lo general han estado influenciados por Internet y la identificación de modelos de negocio efectivos en la web o en la evaluación de nuevas tecnologías para reconocer áreas de innovación con base tecnológica; por lo que para definir las áreas inmediatas de enfoque para una repostería hay que consultar los sitios básicos de referencia: Info MIPYME, SBA en los Estados Unidos y PyME en México.

Revisando las áreas principales de un plan de negocios se identifican las necesidades inmediatas de myvida Repostería:

1. Descripción del negocio. La repostería ya tiene algunos años en el mercado por lo que esta sección puede ser claramente definida por Minerva, incluyendo la descripción de las ventajas de los productos y servicios ofrecidos.
2. Ventas y mercadeo. Conocer al cliente y a la competencia es clave para determinar una estrategia de ventas y precios para lograr ganancias sostenibles.
3. Requisitos de operación. La descripcion del proceso de producción y entrega de productos es tan importante como la definición de las políticas de contratación de personal y otros requisitos legales y operativos que se deben cumplir.
4. Administración financiera. Para contar con un negocio estable es buena práctica contar con un presupuesto sólido que permita saber los costos de operación y realizar proyecciones de venta y flujo de caja.
5. Personal administrativo. La habilidad en la elaboración de repostería es un buen capital para la empresa, sin embargo es importante encontrar otras habilidades clave y experiencia para mejorar el negocio.

Analizando estas cinco áreas se decide enfocar en las siguientes áreas en esta etapa inicial:

• Plan comercial. Los productos ofertados cuentan con la suficiente demanda que permite pensar en mejorar el nivel de producción por lo que es un labor primordial conocer las características de los clientes e iniciar relaciones para mantenerlos como clientes, entonces se van a sugerir herramientas para gestionar la relación con los clientes.
• Plan operativo. El objetivo de contratar más personas el siguiente año para incrementar la producción requiere una descripción clara de los procesos para que las personas que ingresen conozcan claramente lo que se necesita
• Plan financiero. Se deben conocer los costos y ventas proyectadas para realizar una mejor gestión de la empresa, por lo que se van a brindar las herramientas para conocer el estado de las finanzas y proyectar adecuadamente los siguientes pasos a seguir.

Conociendo el lugar de trabajo

El negocio se encuentra ubicado en el Municipio San Nicolás de los Garza en la colonia Casa Bella (ubicación en Guia Roji), dado mi escaso tiempo de residencia en Monterrey no tuve la oportunidad de conocer a fondo este municipio por lo que la ubicación del lugar fue un poco complicado, sin embargo Minerva tuvo la gentileza de salir a buscarme a la Avenida Manuel Barragán y ahora si conocer el lugar de trabajo.

Desafortunadamente Minerva no tuvo la oportunidad de contactarse con su asesor de negocios de la incubadora del Tecnológico para una mejor definición de los objetivos, sin embargo se logra identificar algunas áreas de apoyo inmediato que son los parámetros para determinar las áreas del plan de negocio en las que se debe enfocar.

El cronograma durante esta semana para Minerva es estar del 27 al 31 de este mes en la Exposición MoroLeón con un objetivo específico del volumen de ventas y producción que debe lograr. Por lo que es su intención encontrarse tiempo en esos días para poder contactarse con el asesor y permitir que el apoyo a brindar sea de la mayor utilidad posible.

El ambiente se encuentra en plena readecuación y se espera tenerlo listo para la última semana de Noviembre y para inicios del próximo año esté listo para que un par de personas le puedan colaborar para incrementar sus niveles de producción. Afortunadamente la demanda por el producto existe por lo que se necesita un esquema para poder cumplir con los requerimientos y aprovechando la mayor cantidad de oportunidades comerciales posibles.

Minerva se encuentra trabajando en el área de repostería por 5 años, su formación académica incluye estudios hasta el cuarto semestre en la Facultad de Comercio y tiene experiencia de trabajo como gerente de taquillas en la Expo Guadalupe y un emprendimiento exitoso anterior relacionado con Seguridad Privada por lo que está segura que va a conseguir sus objetivos y que lo que necesita es dedicación. Sus dos hijas de 18 y 19 años le colaboran en la producción y otras tareas menores.

El seguimiento a sus pedidos, clientes, compras y ventas es manual por lo que en esta área se observa se puede colaborar brindando herramientas para manejar el catálogo de clientes y un libro de compras y ventas aprovechando que se cuenta con una computadora donde se puede llevar a cabo este seguimiento y le permita conocer e identificar tendencias en los pedidos y otra información adicional a partir del análisis de los registros.

La repostería participó anteriormente en la incubadora de San Nicolás por lo que contó con la posibilidad de conocer algunos pasos de lo que necesita para establecerse, actualmente se lo están realizando estudios para determinar la fecha de caducidad de sus productos, una tabla nutrimental, entre otros. Como el objetivo es contratar a otras personas para mejorar su nivel de producción entonces es necesario el establecimiento de estándares en la producción para maximizar la calidad y el horario de trabajo por lo que se identifica la realización de esta documentación como una segunda área a colaborar.

Para el mes de Enero se espera estar en una feria internacional en Laredo, la intención de Minerva es aprovechar las distintas oportunidades que se le presenten. Sin embargo se debe conocer como priorizar la participación y sacar el mejor rendimiento a las pequeñas inversiones que se estén realizando. Por lo que el tercer área identificada de colaboración es el plan económico/financiero para permitir la realización de las decisiones adecuadas en el momento preciso.

Una vez definidas las tres áreas de enfoque también se va a esperar lo que sea requerido por el asesor de la incubadora para coordinar de mejor manera la consecución de estos objetivos.

La primera sesión de asesoría

Una vez realizadas las visitas iniciales ya se tienen algunas áreas en las que se podría colaborar a Repostería Myvida, por lo que se comienza a armar un plan del contenido y las tareas a realizar durante el proyecto, es necesaria la asesoría para confirmar el rango de fechas sobre el que se va a desarrollar el plan de negocios.

El escaso conocimiento en el proceso de producción de repostería dirige la elección de tareas hacia áreas un poco más generales como el marketing y el plan financiero, sin embargo gracias a la conversación con la Dra. Morín se identifica que temas relacionados al proceso de producción y reglas de salubridad deben subir su prioridad y debido a lo reducido del tiempo restante hay que enfocarse en algunas áreas para inicialmente cubrir el cronograma.

Se menciona que a pesar de ser un requerimiento de una materia, se intenta no tomar esa razón como la motivación principal para realizar el proyecto y definitivamente se espera realizar un seguimiento posterior a las ideas y el plan que se desarrolle para la repostería.